Nach Ausarbeitung von Anmeldeunterlagen für eine europäische Patentanmeldung, deren Einreichung beim Europäischen Patentamt und Entrichtung der erforderlichen Gebühren erfolgt zunächst eine Eingangs- und Formalprüfung. Sofern dabei Mängel festgestellt werden sollten, erhält der Anmelder bzw. sein Vertreter einen Mängelbescheid nach Artikel 90(4) des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ). Nach Beseitigung der Mängel oder sofern bei der Eingangs- und Formalprüfung keine Mängel festgestellt werden, wird beim Europäischen Patentamt eine Recherche zum Stand der Technik durchgeführt und ein Recherchenbericht mit einer Stellungnahme zur Patentierbarkeit erstellt und dem Patentanmelder bzw. dessen Vertreter zugestellt.

Frühestens 18 Monate nach dem Anmelde- bzw. frühesten Prioritätstag wird die Patentanmeldung veröffentlicht. Ebenso wird der Europäische Recherchenbericht veröffentlicht. Gleichzeitig erscheint im Europäischen Patentblatt ein Hinweis auf dessen Veröffentlichung. Der Anmelder kann nun entscheiden, ob er das Verfahren fortführen möchte. Bejahendenfalls müssen spätestens 6 Monate nach Veröffentlichung des Hinweises auf die Veröffentlichung des Europäischen Recherchenberichts ein Prüfungsantrag gestellt und die Prüfungsgebühr, die Benennungsgebühr und ggf. Erstreckungsgebühren entrichtet werden. Sofern die dem Recherchenbericht beiliegende Stellungnahme negativ ist, muss innerhalb dieser 6 Monate auch eine Erwiderung auf die Stellungnahme beim Europäischen Patentamt eingereicht werden. Dabei können die Patentansprüche und die Beschreibung im Rahmen der ursprünglichen Offenbarung geändert werden.

Nach Stellung des Prüfungsantrags und der Entrichtung der Gebühren untersucht die Prüfungsabteilung, ob der zum Patent angemeldete Gegenstand patentfähig ist, d. h. ob der Gegenstand neu ist, auf erfinderischer Tätigkeit beruht und gewerblich anwendbar ist. Sofern die Prüfungsabteilung feststellt, dass diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, erlässt sie einen Prüfungsbescheid nach Artikel 94(3) EPÜ und übermittelt diesen dem Anmelder bzw. dessen Vertreter. Auch mit der Erwiderung auf den Prüfungsbescheid können die Patentansprüche und die Beschreibung im Rahmen der ursprünglichen Offenbarung geändert werden. Kommt die Prüfungsabteilung nach erneuter Prüfung oder bereits bei der ersten Prüfung zu dem Schluss, dass die Patentierungsvoraussetzungen vorliegen, erlässt sie eine Mitteilung nach Regel 71(3) EPÜ. Mit dieser Mitteilung informiert sie den Anmelder bzw. dessen Vertreter über die Fassung der Patentanmeldung, in welcher sie beabsichtigt, ein Patent zu erteilen. Gleichzeitig fordert sie den Anmelder auf, eine Erteilungsgebühr und eine Druckkostengebühr zu entrichten sowie Übersetzungen der Patentansprüche in den beiden Amtssprachen des Europäischen Patentamts einzureichen, die nicht die Verfahrenssprache sind. Die Amtssprachen des Europäischen Patentamts sind Deutsch, Französisch und Englisch.

Die Entrichtung der Gebühren und die Einreichung der Übersetzungen gilt als Einverständnis mit der zur Patenterteilung vorgesehenen Fassung. Danach erlässt die Prüfungsabteilung in der Regel den Erteilungsbeschluss. Anschließend werden die Urkunde und auf Antrag die Patentschrift an den Anmelder bzw. dessen Vertreter übermittelt. Weiterhin werden die Patentschrift und ein Hinweis auf die Erteilung veröffentlicht. In den benannten Vertragsstaaten des Europäischen Patentübereinkommens, in denen ein Patentschutz gewünscht wird, muss das Patent spätestens 3 Monate nach Veröffentlichung des Hinweises auf die Patenterteilung validiert werden. In Abhängigkeit von den Vorschriften des jeweiligen Vertragsstaats muss zur Validierung ggf. noch eine Übersetzung der Patentansprüche und ggf. auch der Beschreibung bei dem jeweiligen nationalen Patentamt hinterlegt werden.